Responsable Administratif et Office Manager H/F
Description du poste
Fab Group recherche pour l’un de ses clients, Cabinet de Gestion Privée à taille humaine, un Responsable Administratif et Office Manager en CD à Nantes.
Vous aimez quand tout est structuré, fluide et parfaitement organisé ?
Vous savez jongler entre coordination, administratif, gestion des prestataires et organisation d’événements sans perdre le sourire ? Ce poste pourrait bien vous plaire
Dans le cadre de son développement, notre client recherche un(e) Responsable Administratif et Office Manager H.F en CDI afin d’assurer la gestion administrative du cabinet, le bon fonctionnement opérationnel des agences ainsi que la coordination des événements clients et partenaires. Véritable bras droit organisationnel de la direction, vous intervenez sur des missions variées avec un rôle central dans la structuration et le pilotage administratif de l’activité.
Vos missions seront les suivantes :
Assistance de direction
* Organiser les agendas des directeurs ;
* Préparer et assurer le suivi des réunions ;
* Coordonner les sujets transverses ;
* Assurer l’interface quotidienne avec la direction.
Pilotage administratif
* Structurer et suivre les flux administratifs ;
* Mettre en place et veiller au respect des procédures ;
* Organiser le classement documentaire et la gestion administrative courante ;
* Assurer la gestion des appels et du courrier.
Suivi financier (hors comptabilité)
* Traiter les bordereaux de commissions ;
* Assurer le suivi des encaissements ;
* Réaliser les rapprochements bancaires simples ;
* Transmettre les éléments à l’expert-comptable ;
* Contrôler la cohérence des flux administratifs et financiers.
Office Management
* Assurer le bon fonctionnement opérationnel des agences ;
* Coordonner les prestataires et les fournisseurs ;
* Gérer les besoins logistiques et les interventions ;
* Accompagner les équipes sur les sujets organisationnels du quotidien.
Organisation d’événements
* Participer à la planification des événements clients et partenaires ;
* Gérer l’organisation logistique (prestataires, invitations, lieux, coordination) ;
* Assurer le suivi opérationnel le jour des événements ;
* Suivre les budgets et garantir la qualité des prestation
Vous disposez d’une expérience réussie sur une fonction administrative polyvalente, idéalement acquise au sein d’une PME, d’un cabinet ou d’un environnement structuré.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
Compétences attendues
* Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel ;
* Bonne compréhension des flux administratifs et financiers simples ;
* Capacité à structurer des procédures et à fiabiliser les process ;
* Sens du service et excellentes qualités relationnelles ;
* Autonomie, réactivité et confidentialité.
