Coordinateur (trice) administratif(ve) des opérations (H/F)
Description du poste
VOS PRINCIPALES MISSIONS :
1/ COORDINATION ADMINISTRATIVE DES OPÉRATIONS
– Coordonner l’ensemble des flux administratifs des opérations, de l’ouverture des affaires jusqu’à leur clôture.
– Garantir la circulation fluide des informations entre les différents services.
– Veiller au respect des échéances administratives, contractuelles et réglementaires.
– Consolider les informations nécessaires au suivi des opérations et alerter les responsables de service sur les points de vigilance.
– Garantir la fiabilité des données enregistrées dans les outils de gestion.
– Préparer et coordonner administrativement les dossiers nécessaires au bon déroulement de l’affaire.
2/ GESTION DOCUMENTAIRE, CONFORMITÉ ET SUIVI JURIDIQUE
– Constituer, contrôler et maintenir les dossiers administratifs.
– Collecter les pièces auprès des clients et des administrations.
– Assurer le suivi des demandes d’urbanisme, raccordement, conventions et contrats d’obligation d’achat.
– Assurer le lien entre les équipes et les contacts externes, préparation documentaire des rdv, édition d’éléments tels que PV de réception de chantiers, etc.
– Préparer les éléments et assurer le suivi administratif des contrats, conventions, servitudes, baux et autres engagements.
– Préparer les éléments administratifs nécessaires au traitement des litiges ou demandes particulières.
– Garantir la traçabilité, la sécurisation et l’archivage des documents contractuels.
3/ RELATION CLIENTS ET PARTENAIRES
– Être l’interlocuteur administratif privilégié des clients.
– Assurer l’accueil physique et téléphonique, le traitement des courriers entrants.
– Faciliter les échanges avec les intervenants externes (collectivités, administrations et partenaires).
– Contribuer à un haut niveau de satisfaction client grâce à un suivi administratif rigoureux.
4/ APPUI AUX RESPONSABLES DE SERVICES
– Préparer les dossiers, les tableaux de bord et indicateurs de suivi.
– Consolider les informations utiles aux réunions de pilotage.
– Identifier les points de vigilance administratifs.
– Participer à l’application des procédures internes et des standards qualité.
5/ AMÉLIORATION CONTINUE
– Participer à l’amélioration des processus administratifs.
– Être force de proposition dans l’évolution des méthodes de travail.
– Contribuer au système de management de la qualité (ISO 9001).
