Comptable copropriétés (H/F)
Description du poste
AB-Habitat, Coopérative HLM depuis le 1er janvier 2016, gère un patrimoine de 11 200 logements sociaux et de plus de 300 locaux institutionnels et commerciaux. C est au quotidien près de 270 collaborateurs qui contribuent à l objectif social d AB-Habitat.
Gestion administrative :
– Assurer la réception et la gestion des ADF (correspondances des syndics), reçus par voie postale ou via les extranets
– Transmettre les coordonnées des locataires au syndic si nécessaire
– Transmettre au service gérance toutes facturations privatives faites par le syndic pour satisfaire les demandes des locataires. (Commandes badges/bip/…)
– Relancer les syndics et gestionnaires pour faire avancer les dossiers bloqués en comptabilité et nécessitant un bon pour accord ou une anomalie relevée.
– Enregistrer en interne et classer tous les documents reçus par les syndics (PV AG/Convoc/Annexes SRU/ADF/RIB/k-bis/RCP ou modificatif) dans les dossiers prévus.
– Assurer le suivi des dossiers bloqués (pour procédure en cours),
– Veiller à bloquer le paiement les ADF en anomalie.
Suivi et comptabilisation des appels de fonds (ADF) :
– Assurer la tenue et le Suivi du portefeuille externe
– Assurer le tenue et le suivi du portefeuille interne durant l’absence du binôme
– Réceptionner, dater, scanner, et sauvegarder sur le serveur l’ensemble des ADF (mensuel, trimestriel, annuel) dans dossier immeuble correspondant
– Vérifier, codifier (par immeuble, par compte analytique), et comptabiliser les appels de fonds.
– Rattacher systématiquement les pièces justificatives aux écritures comptables.
– Effectuer le lettrage des comptes, le cadrage, et l’exportation des fichiers pour la télétransmission en banque.
– Extraire les comptes du grand livre et filtrer les charges et ou produits pour la refacturation annuelle des syndics conformément à la convention.
– Préparer les fichiers pour la régularisation annuelle des charges.
Trésorerie, règlements, contrôle :
– Soumettre les ADF comptabilisés pour validation de règlement au responsable
– Déclencher les paiements et transmettre les fichiers au trésorier.
– Editer et mettre au courrier les lettres de paiement
– Classer les ADF payés avec preuve de paiement et mettre à jour les fichiers de suivi
– Analyser les décomptes de répartition et vérifier les index des compteurs d’eau.
– Contrôler les RGDD et les annexes SRU
– Mettre à jour les tableaux de suivi internes (suivi des ADF/ suivi des SDC externe / vérification des charges et des travaux appelés par rapport au budgété).
