Chargé de gestion administrative et financière (H/F)

Contexte
En proche collaboration et avec le soutien de l’équipe de l’Impact Unit Outre-mer (DROM) et sous la responsabilité de la Responsable RAF, votre mission consiste à apporter un appui à la gestion administrative, financière et logistique des activités Simplon DROM, notamment des actions de formation.

Missions principales

Administratif et Finance :

– S’assure de la gestion et du suivi administratif et financier des actions de formation et des projets :
– Facturation, dépôts et suivi des factures sur les différents portails publics et privés (OPCO pour l’alternance, Pole Emploi, Chorus
Pro.)
– Est garant.e de la bonne complétion des informations dans notre ERP Odoo (bons de commande, facturation, analytique selon les
process internes)
– Suivi du recouvrement des factures clients
– Suivi des subventions : collecte et archive l’ensemble des pièces requises par les différents financeurs/partenaires et notamment
les documents nécessaires à la réalisation des bilans intermédiaires et finaux (centralisation des factures, et compilation dans
tableaux de suivis budgétaires/subventions).
– Suivi des charges directes liées à la formation et indirectes de Simplon DROM (veille à la bonne imputation des codes analytiques)
– Constitue et appui au montage des contrats d’alternance (convention de formation et cerfa), suit les dossiers, établit les documents et les pièces administratives qui y sont liés : enregistre et met à jour les informations et documents dans les outils, les bases de données dédiés selon les procédures Simplon (logiciel Ypareo) ;
– Création de contrats de prestations de formateur via les outils interne (logiciel Ypareo),
– Appuie l’équipe dans le suivi des devis et factures afférents ;
– S’assure du bon paiements des factures prestataires, suivi des campagnes de paiements
– Est garant-e de la centralisation et du bon classement de l'ensemble des documents administratifs, juridiques et comptables, des prestataires mais aussi des fiches de présence des apprenant-e-s, les contrats et les pièces financières ;
– Veille à la conformité des dossiers en général (procédure interne classement et archivage des documents administratifs, qualiopi)

Logistique :

– S’assure de la bonne gestion des stocks de fournitures, et des relations avec les différents fournisseurs (fournitures diverses, ménage des fabriques.) ;
– Participe aux démarches logistiques du fonctionnement quotidien des fabriques, veille à la conformité des locaux (baux, ERP, incendie, assurance, accessibilité.), notamment lors d’un lancement de formation (déménagements) ou lors d’évènements ponctuels
– Assure des missions transversales de l’Impact Unit DROM et de la direction financière du siège de Simplon.v