Responsable de l’administration (H/F)

Placé(e) sous l’autorité de la directrice du CIAPV le/la responsable de l’administration aura pour missions :
1 : Administration générale :
– Assurer le bon fonctionnement d’un centre d’art contemporain d’intérêt national : conformité avec le cahier des missions d’un centre d’art labelisé ;
– Secrétariat général de la structure, coordination des projets et lien avec les partenaires institutionnels, les personnalités artistiques et la direction ;
– Suivi de la réglementation en vigueur (sécurité ERP, marchés publics…) ;
– Élaboration, suivi et validation des dossiers de subvention et des conventions ;
– Rédaction, supervision et suivi des différents contrats (production, partenariats, prestations diverses, rétrocession, résidences, etc.) ;
– Suivi et déclarations des assurances (bâtiments, expositions, auto-mission, véhicules) ;
– Production d’outils statistiques, d’analyses, de comptes rendus et de rapports d’activité annuel ;
– Suivi de la vie associative : préparation des réunions de bureau, CA et AG, rédaction des PV des réunions.
2 : Gestion financière, budgétaire, comptable et juridique :
– Définition et suivi du budget général et des budgets spécifiques (investissements, expositions, actions culturelles et pédagogiques) en lien avec la direction et l’équipe ;
– Suivi et contrôle de la trésorerie ;
– Saisie et règlement des factures, comptabilité des encaissements ;
– Encadrement de l’équipe sur la comptabilité des ventes de l’accueil et de la librairie ;
– Interlocuteur.ice du cabinet comptable, du commissaire aux comptes, de la banque, des prestataires et des fournisseurs ;
– Suivi de la gestion fiscale de l’association en lien avec le cabinet comptable ;
– Veille juridique et fiscale.
3 : Ressources humaines :
– Suivi des procédures de recrutements ;
– Réalisation des contrats de travail et saisies dématérialisées des déclarations sociales, conventions de stages, etc. ;
– Supervision de la gestion du temps de travail du personnel, des plannings mensuels et de la paie ;
– Centralisation des demandes de congés et RTT, et tenue des tableaux à jour ;
– Mise en place et suivi du plan de formation du personnel ;
– Tenue à jour du registre du personnel ;
– Réponse aux questions individuelles ou collectives sur l’organisation du travail ;
– Planification des réunions d’équipes ;
– Suivi de la gestion sociale de l’association en lien avec le cabinet comptable ;
– Veille juridique sociale.

Rémunération indexée sur la Convention Collective Eclat (Groupe F – Coefficient 350).