Responsable administratif et financier (H/F)

Le responsable de service aura a sa charge les missions suivantes :
Liaison et référent des salariés de la Logistique (Cuisine, Blanchisserie, Atelier)
Aider à la réalisation des tâches quotidiennes

Comptabilité
Assurer le suivi des paiements fournisseurs, clients et divers organismes en lien avec le comptable et la secrétaire des résidents
Assurer le suivi des relances fournisseurs, clients et divers organismes en lien avec le comptable
Préparer l’état prévisionnel des recettes et des dépenses en lien avec la directrice et le comptable
Assurer le suivi opérationnel de l’exécution budgétaire en lien avec le comptable et la directrice
Assurer le contrôle de la conformité du compte de gestion et de l’état réalisé des recettes et des dépenses en lien avec le comptable et la directrice
Mettre en place des outils d’analyse financière prospective et des outils de suivi (tableaux de bord à partir d’indicateurs pertinents, notamment suivi de l’activité de l’EHPAD)
Superviser et aider aux opérations comptables (contrôle des écritures, saisie des écritures, règlement)

Logistique
Liaison et référent des agents de la Logistique (Cuisine, Blanchisserie, Atelier)
Gestion et suivi des approvisionnements de consommables gérés en stocks en collaboration avec le service logistique
Gestion et suivi des achats courants et de fonctionnement en lien avec le service comptabilité
Rédaction, consultation, traitement et suivi des commandes en lien avec le directeur
Rédaction, consultation, traitement et suivi des contrats de prestations de services en lien avec le directeur
Préparer la commission de réforme en lien avec le service logistique
Mettre à jour le livre d’inventaire des équipements en lien avec le service comptabilité
Suivi du carnet sanitaire (légionellose) en lien avec le service logistique
Contrôle de l’entretien des locaux avant réunion mensuelle avec la société en charge du nettoyage des locaux
Rédaction de convocations, de comptes rendus de réunions
Elaboration et suivi de tableaux de bord d’exploitation

Gestion du personnel
Organiser les formations du personnel en lien avec la directrice
Gérer et suivre les conventions de stagiaires
Saisir des attestations diverses
Elaborer des tableaux de bord divers

Gestion des risques et suivi de la démarche qualité
Assurer le suivi et l’animation des démarches qualités et gestion des risques sous la responsabilité de la directrice
Veiller à la création et la mise en application de la démarche qualité
Participer au développement d’une culture qualité au sein de l’établissement en lien avec les autres services
Elaborer un programme d’actions
Contribuer à la conception du programme qualité en liaison avec la direction
Prendre en compte la satisfaction des usagers et proposer des actions correctives
Suivre les projets d’amélioration
Elaborer des tableaux de bords de suivi de la qualité

Gestion de l’information et de la communication
Participer à l’amélioration de la communication en interne
Définir les priorités en vue de la réalisation de supports de communication

Assurer le secrétariat dans les réunions diverses
(Conseil d’administration, Assemblée générale)
Rédiger des convocations, ordre du jour de réunions
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunions

Élaborer, suivre et piloter un budget

Faire preuve d’autonomie