Assistant(e) administratif(ve) et comptable pour le service Informatique

Détails de l’offre

Famille de métierCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s)Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative Ouvert aux contractuelsOui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l’attente de recrutement d’un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d’une durée totale de 2 ans. Temps de travailComplet, 1607h / an TélétravailNon Expérience souhaitéeConfirmé ManagementNon Descriptif de l’emploi Sous l’autorité du Directeur des Systèmes d’Information, vous aurez pour missions :

Principales
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des utilisateurs et des partenaires de la Direction des Systèmes d’Information (DSI),
– Assurer le secrétariat de la DSI,
– Assurer le suivi comptable (exécution budgétaire, commandes, engagements, rapprochements…) et le suivi des marchés et des contrats,
– Assurer le suivi administratif des prestations et des commandes,
– Assurer le suivi des demandes des utilisateurs en lien avec l’équipe technique.
Missions et conditions d’exercice Assurées régulièrement
Accueil et secrétariat de la DSI
– Assurer l’accueil téléphonique de la DSI, la prise des rendez-vous et la transmission des messages,
– Assurer l’accueil physique des utilisateurs internes et des partenaires de la DSI.

Suivi administratif de la DSI
– Organiser et suivre les plannings et les agendas,
– Rédiger les courriers et les notes de la DSI et en assurer le suivi,
– Assurer la gestion des stocks et des réapprovisionnements.

Suivi comptable de la DSI
– Gérer les demandes et le suivi des devis auprès des fournisseurs,
– Gérer la prise des commandes et le suivi comptable de ces dernières,
– Assurer le suivi administratif de l’exécution budgétaire (vérification de la facturation, respect des engagements contractuels, suivi du niveau de consommation budgétaire, certifications…),
– Assurer le suivi des marchés et des échéances contractuelles,
– Elaborer le budget en lien avec le Directeur des Systèmes d’Information.

Relation avec les agents et les services
– Assurer le suivi des sollicitations des services et des agents en lien avec l’équipe technique,
– Gérer les relances internes et externes,
– Rédiger les supports de communication et de formation.
Profils recherchés – Bac ou équivalent en secrétariat,
– Expérience similaire de 5 ans minimum dans le secteur public,
– Bonne maîtrise des techniques de secrétariat,
– Connaissance en comptabilité publique,
– Connaissance des règles élémentaires relatives aux marchés publics,
– Très bonne maîtrise des outils informatiques et des applications de gestion financière (word – Excel – internet),
– Savoir établir un reporting,
– Rigueur et organisation,
– Aptitude à communiquer et capacités relationnelles,
– Autonomie et savoir prendre des initiatives.